為全面提升財政總預(yù)算會計憑證檔案信息化管理水平，廣西壯族自治區(qū)梧州市從今年10月起，在全區(qū)范圍內(nèi)率先建立財政總預(yù)算會計憑證檔案電子化管理新模式，變革傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案模式，實(shí)現(xiàn)會計檔案的“無紙化”管理。

“無紙化”管理的一大好處，是降低行政成本、打造“綠色賬本”。梧州市以往的總預(yù)算會計日常工作都是圍繞紙質(zhì)化材料開展，2018年梧州市本級財政支付筆數(shù)超11萬筆，打印紙質(zhì)會計憑證、賬簿、報表工作量大，紙張消耗嚴(yán)重，占用管理空間大。實(shí)現(xiàn)會計檔案電子化管理，不僅方便保管、查閱、調(diào)檔，還不再需要堆積成山的紙質(zhì)材料，減少原來紙質(zhì)憑證歸檔的整理、裝訂、保管等工作，進(jìn)而降低財務(wù)人力資源、計算機(jī)配套設(shè)備、紙墨耗材等經(jīng)費(fèi)支出。初步測算，實(shí)現(xiàn)會計檔案“無紙化”管理每年可節(jié)省紙張50萬張，降低會計檔案數(shù)量60%，提高會計人員工作效率50%，進(jìn)一步做到綠色辦公、低碳環(huán)保。

“無紙化”管理有效實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享、打破信息壁壘，提高部門間工作效率。過去，梧州市財政部門將全年的紙質(zhì)憑證提供給審計部門，審計部門根據(jù)工作需求，在上百冊會計憑證中查找原始附件，查找效率慢、耗時長。開展會計檔案電子化改革后，梧州市審計部門不需查閱紙質(zhì)憑證，只需要在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞或者在賬務(wù)系統(tǒng)中查找到記賬憑證，就能在會計檔案電子化管理系統(tǒng)完成查詢、調(diào)取、復(fù)制和紙質(zhì)輸出工作，查找時間僅需幾秒鐘就能完成，高效又便捷。

“無紙化”管理深化了支付電子化改革開發(fā)和利用，打通財政部門國庫集中支付電子化管理“最后一公里”。梧州市本級財政國庫集中支付電子化管理工作在2019年1月1日起全面推開。自6月17日起，梧州市本級取消了電子和紙質(zhì)“雙軌運(yùn)行”模式，在資金支付環(huán)節(jié)均實(shí)現(xiàn)了電子化處理，電子憑證成為貫穿整個業(yè)務(wù)流程的合法依據(jù)。盡管電子憑證無需紙質(zhì)，但賬務(wù)環(huán)節(jié)作為資金業(yè)務(wù)的終點(diǎn)，還是依靠打印紙質(zhì)單據(jù)進(jìn)行傳遞和保存，尚未真正做到全過程電子化。通過將會計資料進(jìn)行電子化處理以后，整個流程實(shí)現(xiàn)了從業(yè)務(wù)辦理、業(yè)務(wù)核算到業(yè)務(wù)歸檔的會計資料全過程電子化存儲與管理，最大程度地發(fā)揮了電子化管理的效果。

“無紙化”管理提升了會計監(jiān)管力度，防范會計核算風(fēng)險，確保會計資料安全真實(shí)完整。梧州市電子會計檔案所有的會計信息資料通過電子影像傳遞，并運(yùn)用現(xiàn)有的國庫集中支付電子化系統(tǒng)的電子簽章技術(shù)，對財政部門各業(yè)務(wù)科室、會計記賬科室和檔案保存科室開設(shè)不同的權(quán)限，明確權(quán)利的分配，保證責(zé)任的劃分，有效防范相關(guān)管理、操作人員對會計資料進(jìn)行人為修改，確保會計檔案的完整性、保密性和準(zhǔn)確性。